AISC Madrid Dashboard: Un vistazo a nuestras herramientas internas para gestión de eventos y comunidad

Introducción

Como organización estudiantil que organiza eventos y talleres de IA, nos enfrentamos a retos de logística: gestionar registros, gestionar ponentes y comunicarnos con la comunidad de +500 personas.

Lo que empezó como un sistema para publicar los eventos ha evolucionado hasta convertirse en un dashboard completo que sirve a dos públicos distintos: nuestro equipo interno y los invitados a nuestros eventos.

Estamos orgullosos de él y por eso nos gustaría dar más detalle de su funcionamiento y el cómo la herramienta ha simplificado tareas repetitivas y aburridas pero esenciales para una asociación.

Qué hemos construido

Nuestro dashboard es un sistema que maneja desde la gestión de eventos hasta las comunicaciones. Está pensado para servir a dos perfiles distintos:

• Para Miembros: Control administrativo total con analíticas, gestión de mailing, escáner de QRs y control de creación y edición de eventos.


• Para Invitados: Obtención de métricas personalizadas previas al evento e información posterior de los asistentes.

Capacidades para Miembros

1. Gestión de Eventos

Creamos y gestionamos los eventos de principio a fin desde nuestra plataforma, sin depender de terceros, formularios de google forms o similares:

• Creación de formulario de registro.


• Gestiona listas de asistentes y exporta datos.


• Rastrea la asistencia mediante la generación de códigos QR.


• Envío de mail recordatorio x días antes del evento.


• Integración con Google Calendar para facilitar la programación.

2. Gestión de Equipo

Organizamos toda la información del equipo desde un mismo sitio, dando a todos acceso al dashboard con permisos basados en roles:

• Añade miembros con roles específicos y capacidades. En nuestro caso hemos definido roles acordes a los equipos que tenemos: Marketing Digital, Desarrollo Web, Eventos y Talleres y Administración y Finanzas.

3. Comunicación con la comunidad

Realizamos toda la comunicación con la comunidad desde esta interfaz:

• Envíamos nuestra newsletter (+500 personas de la comunidad de IA en uc3m) mediante nuestra interfaz gracias a los servidores SMTP de Google.


• Incluye funcionalidad de baja (unsubscribe) para cumplimiento legal.


• Realiza pruebas de envío antes de mandar correos a grupos grandes.

4. Check-in los días de evento

Gestionamos el proceso de check-in en los eventos:

• Genera códigos QR únicos para cada asistente.


• Escanea códigos QR para un registro de entrada rápido y preciso.


• Visualiza estadísticas de asistencia en tiempo real.


• Exporta informes de asistencia para tus registros.


• Gestiona inscripciones de última hora y personas que acuden sin registro previo.

Capacidades para Invitados

Nos gusta ofrecer una buena experiencia a nuestros ponentes, facilitándoles toda la información disponible.

1. Dashboard de Invitado

Acceso personalizado a eventos:

• Visualiza los eventos a los que estás asignado.


• Consulta detalles del evento, fechas y ubicaciones.


• Accede al recuento de asistentes e información general.


• Extrae la información del evento en formato pdf.


• Navega con una interfaz simplificada y enfocada.

Por qué es importante

La creación y mejora de este sistema ha venido de la necesidad.

Gracias a él hemos dejado de lado tareas repetitivas y aburridas centrándonos en los detalles específicos de cada evento, haciendo de estos experiencias únicas y cuidadas.

Pruébalo tú mismo

Si formas parte de una organización estudiantil (uc3m o en otro sitio), un grupo o cualquier entidad que organice eventos, puede que nuestro enfoque te resulte útil. Nuestro dashboard está construido con el objetivo de no tener que tocar una línea de código y ser accesible para todo el mundo.

Explora nuestro repositorio de GitHub para ver el código completo y los detalles. Si quieres sugerir alguna mejora, o reportarnos algún issue, haz un fork y abre una Pull Request!

Contáctanos si tienes preguntas sobre la implementación o quieres discutir cómo herramientas similares podrían funcionar para tu organización.

Estamos muy contentos y orgullosos de nuestro trabajo. No solo nos está ayudando a aprender sobre nuevas tecnologías y gestión de eventos si no que además lo hemos creado todo nosotros desde 0, con la máxima continua de depender lo mínimo de servicios de terceros.

El equipo de web de AISC Madrid.